Ratunku! W mojej firmie wdrożyli CRM!

Kartka, długopis i telefon – tyle wystarczyło przedsiębiorcy, żeby rozkręcić pierwszy biznes. Z czasem, pojawiało się mnóstwo danych, pracowników i komputerów. Do komunikacji wciąż służyły kartki papieru, ale oprócz tego maile, prezentacje, raporty. Wszelkie dane zaczęły być grupowane w kolejnych Excelach. Było coraz więcej informacji i jednocześnie ich coraz gorsza przejrzystość. Przedsiębiorca podjął decyzję. Czas wdrożyć system CRM, w którym ujednolici procedury, dane będą dostępne i jasne, a raporty będą generowały się automatycznie.

Czego obawia się pracownik firmy, chociaż nie  powinien?

Zanim nauczę się obsługi tego systemu, to pewnie go zmienią na nowy

Strach przed zmianami. Pierwsza, poważna obawa. Już fakt, że trzeba się wdrożyć w nowym miejscu wymaga pracy. Bywa, że mijają tygodnie, zanim pracownik dowie się, że z dokumentem A trzeba udać się do osoby Z, ale z dokumentem B do osoby Y. Nieprawda? Moim zdaniem nauczenie się nowej firmy to wyzwanie. Czy nikomu nie zdarzyło się usłyszeć od nowego pracownika po miesiącu pracy: „ a gdzie właściwie trzymamy spinacze?”

 Rozwiązanie: Wdrożenie systemu CRM powinno być poprzedzone solidną analizą. Przyjrzeniem się obecnym mechanizmom firmy. Zapytaniem pracowników o ich zdanie na temat obecnych procedur. Zapytaniem kierownictwa o dalszy rozwój firmy. Dzięki temu, nowy system może być prostszy, uwzględniający potrzeby pracowników i trwały – nawet w obliczu zmian w firmie.

Że nie będę umiał obsługiwać i coś zepsuję.

Obawa występująca na szczęście nie u wszystkich. Niektóre osoby doskonale radzą sobie z podstawowymi programami. Wysłanie maila, wydrukowanie dokumentu, zrobienie tabeli. Gdy jednak na ekranie pojawia się nowy komunikat, proszą kolegę o pomoc. To nic złego, zazwyczaj w domu od obsługi komputera jest mąż, żona, dziecko – nie każdy musi znać się na wszystkim.  Teraz jednak pracownik myśli, że mają mu wdrażać nowy system w firmie i „wszystko” będzie nowe. Nikt nie lubi przyznawać się do swojej niewiedzy na każdym kroku.

Rozwiązanie: Przy wdrażaniu nowego systemu, należy zaplanować czas na nauczenie pracowników nowych rozwiązań. Celem jest dobranie takiego systemu, który będzie przyjazny dla jego użytkowników. System CRM powinien być ułatwieniem pracy. Jest to możliwe wyłącznie, jeśli pracownicy go rozumieją i stosują.

Że nie wiem, kto zobaczy moje pliki.

Trzymając dane w segregatorach na biurku, wiemy kto do nich zagląda. Drukując dokument mamy nad nim fizyczną władzę. W zależności od adresata naszych informacji dobieramy sposób prezentacji treści. Mamy kontrolę. Boimy się ją utracić.

Rozwiązanie: Systemy CRM pozwalają dobrać poziomy uprawnień jego użytkowników. Poszczególne informacje nadal mogą być dostępne wyłącznie dla części osób. Niezależnie, przy okazji wdrażania systemu, warto zaplanować czas na rozmowę z pracownikami nt. bezpieczeństwa informacji  w Internecie. Może się to okazać przydatne również w innych obszarach ich życia.

Czego nie obawia się pracownik, chociaż powinien:

W systemie CRM praca staje się przejrzysta

Jest widoczne, który z pracowników rzetelnie wykonuje swoją pracę, a który wyłącznie mówi o tym, że ją wykonuje. System umożliwia spojrzenia na pracę poszczególnych działów, czy całej firmy. Oczywiście, w zależności od ustawionych uprawnień dostępu.

System CRM zabiera pracownikom konieczność wykonywania powtarzalnych, cyklicznych zadań

Daje możliwość automatyzacji pewnych działań. Od pracownika, który nie musi przeznaczać czasu na tworzenie np. raportu (bo system generuje go automatycznie), wymaga się więcej pracy kreatywnej, twórczej.

Jednak,  czy to uzasadnione obawy związane z wdrożeniem systemu CRM? W końcu często narzekamy, że tracimy czas na administracyjne czynności zamiast skupić się na „prawdziwej” pracy. Od pracodawcy oczekujemy sprawiedliwiej oceny – pochwalmy się konkretnymi osiągnięciami zamiast ukrywać niedociągnięcia pod przykrywką braku czasu.

Post Ratunku! W mojej firmie wdrożyli CRM! pojawił się poraz pierwszy w Rocket Studio.